opz.org.ua

Як правильно зберігати відправленні документи а архіві підприємства в електронному вигляді? Я зберігаю в форматі .pdf . Просто копіюю їх з папки "output". Чи треба копіювати в форматі .xml?

Muhaylivna писал(а):Як правильно зберігати відправленні документи а архіві підприємства в електронному вигляді? Я зберігаю в форматі .pdf . Просто копіюю їх з папки "output". Чи треба копіювати в форматі .xml?

Похоже, что никто точно не знает как хранить архив с электронными отчетами. Электронный документ - это файл с ЭЦП, ОПЗ создает отчеты и не создает электронные документы, т.к. электронно-цифровая подпись на отчет ставится в других программах.
Для контролирующих органов удобнее хранить бумажные версии отчетов: распечатать, подписать (если есть печать - то поставить печать), как получите вторую квитанциию - написать дату и номер регистрации. Теперь можно подшить по старинке в папку.
А вот обеспечит сохранность электронных документов сложнее. Вы вправе самостоятельно утвердить свой порядок хранения электронных документов, но бумагу хранить гораздо проще.

Нібито з 2012 р. в змінах до ведення типових документів потрібно зберігати звітність в електронному вигляді, якщо вона в такому вигляді подавалася. Я дещо маю .pdf, дещо не маю, лиш на папері. Чи то не обов"язково?

Muhaylivna писал(а):Нібито з 2012 р. в змінах до ведення типових документів потрібно зберігати звітність в електронному вигляді, якщо вона в такому вигляді подавалася. Я дещо маю .pdf, дещо не маю, лиш на папері. Чи то не обов"язково?

.pdf - это лишь визуальная форма электронного документа, но не сам электронный документ.
См. Закон Украины Про електронні документи та електронний документообіг

Так ось і подивилася і задумалася. Бо зберігала .pdf. А кажись треба .xml. Тому і цікаво, чи бухи зберігають по закону, бо я ні )))